Como otimizar a comunicação interna da sua empresa?

PUBLICADO POR SEEPIX COMUNICAÇÃO EM 03/10/2023

Durante períodos em que a economia está mais lenta, a tendência é que muitas empresas façam uma análise bastante crítica acerca dos seus gastos e reduzam significativamente o budget de diversas áreas, como acontece com a comunicação interna, focando seus recursos mais fortemente no cliente.

Estratégia que, no entanto, pode ser um tiro no pé. Isso porque quando a companhia tem seu diálogo com o colaborador comprometido, ele tende a não se enxergar como parte do negócio – e aí o que acontece é um verdadeiro efeito-dominó: o senso de não pertencimento afeta negativamente a motivação da equipe, que passa a ter seu desempenho reduzido, prejudicando os resultados de produtividade e
eficiência da empresa.

Para não cair nessa armadilha e manter o time unido, focado e engajado, vamos mostrar como otimizar a comunicação interna da sua empresa afim de que seu maior ativo, o colaborador, sofra o menor impacto possível em tempos de crise – seja ela de qual for.

Entenda o que é otimização

Para começar, é preciso relembrar o significado de otimização: fazer mais com menos. Na comunicação interna, isso quer dizer que você precisa impactar a maior quantidade de colaboradores com um investimento que seja condizente com a situação financeira da sua empresa.

E conquistar esse equilíbrio é mais simples do que você imagina – basta direcionar seu budget de maneira inteligente. Na prática, isso se traduz em dois aspectos que devem ser contemplados na sua estratégia:

 

Inovação

A área de comunicação interna é muito dinâmica e está em constante transformação. Frequentemente, surgem novos recursos, técnicas e canais que permitem que a companhia estabeleça um diálogo mais direto e assertivo com o colaborador. Por isso, é importante inovar, ser criativo e seguir as tendências da área.

Conheça algumas estratégias para otimizar a comunicação interna

Agora você já sabe qual é a lógica por trás da otimização da comunicação interna: obter os melhores resultados por meio de um investimento inteligente e de uma estratégia inovadora, direcionada e diversificada. Mas como dar forma a tudo isso? Acompanhe algumas sugestões que podem ser aplicadas e testadas.

 

Desenvolva ações híbridas, que mesclam o on-line e o off-line

As empresas têm adotado cada vez mais canais digitais de comunicação interna, como aplicativos, redes sociais corporativas e programas para troca de mensagens instantâneas. Utilizá-los em conjunto com os meios off-line, em uma verdadeira estratégia cross channel, permite que a comunicação com os colaboradores seja rápida, assertiva e livre de ruídos.

 

Use mais a força das redes sociais

As mídias sociais têm sido utilizadas no marketing digital como uma boa alternativa para que as empresas se conectem com seus clientes. E elas também podem ser uma opção interessante para se relacionar com o público interno. Isso porque a grande maioria das pessoas já estão adaptadas à nova realidade do universo digital.

Como? Criando perfis fechados nas redes, exclusivos para funcionários, dando vida a grupos, como no Facebook, que estimulam a interação e a troca de conhecimento. Existem também redes corporativas, como o Workplace, o Yammer e o Slack, que colocam em contato colaboradores de uma mesma empresa, mas de unidades diferentes.

Trabalhe canais de comunicação de duas vias

Estamos na era da interação. As pessoas não querem apenas ser informadas, elas também desejam falar e ser ouvidas, taí o sucesso das redes sociais que não nos deixa mentir. Por isso, investir em uma comunicação de mão dupla é a melhor maneira para conseguir mais engajamento do público interno com a empresa.

E não é preciso realizar investimentos astronômicos para isso. Um exemplo interessante são as ações “one-to-one”, que acontecem pessoalmente (os famosos e já tradicionais “Café com o Presidente” ou “Café com o Gestor”). Essas iniciativas são muito eficazes, pois o colaborador recebe a resposta de que precisa de forma imediata e transparente, fortalecendo a confiança no relacionamento entre as partes.

Se você preferir, ainda pode utilizar uma alternativa digital, criando um fórum on-line onde os colaboradores têm a oportunidade de fazer perguntas ou apresentar suas opiniões a qualquer hora e de diferentes dispositivos.

 

Desenvolva um manual do colaborador

Essa é uma forma muito interessante de otimizar a comunicação interna. Quanto tempo você gasta repassando sempre as mesmas informações toda vez que alguém novo entra na empresa? Ou quando aquele colaborador antigo resolve fazer a mesma pergunta pela décima vez?

Crie um manual que reúna o máximo de informações relevantes, perguntas frequentes e esclarecimentos de dúvidas que a equipe já apresentou. Formate-o eletronicamente e disponibilize o material nos canais internos. Você investirá muito pouco e garantirá que as informações mais essenciais cheguem a todos os colaboradores.

 

Contemple o diálogo pessoal na sua estratégia

Otimizar a comunicação interna também implica reorganizar sua estratégia para que o diálogo entre a empresa e o colaborador seja mais baseado na comunicação interpessoal e menos dependente de outros recursos, com custos mais onerosos.

Uma boa alternativa é estabelecer reuniões semanais. Crie encontros matinais com seu time para divulgar os avisos mais importantes da empresa e sanar possíveis dúvidas sobre eles. Além de manter a engrenagem girando, isso ainda estreita os laços entre as equipes e os gestores.

Neste artigo, você acompanhou algumas sugestões de como otimizar a comunicação interna. A solução é ter flexibilidade e criatividade para adaptar sua estratégia sem prejudicar o diálogo com o colaborador por fatores financeiros ou de qualquer outra natureza.

Agora é só tirar essas dicas do “papel” e potencializar sua comunicação com poucos recursos!