Personalização na comunicação interna: uma estratégia infalível de engajamento

PUBLICADO POR SEEPIX COMUNICAÇÃO EM 11/06/2024

A produção de conteúdos personalizados tornou-se um dos principais objetivos da comunicação interna.  A tendência ganhou força graças às inovações tecnológicas e à compreensão mais clara de que cada profissional é único, com diferentes necessidades e aspirações.

Assim, da mesma forma que já fazem com os clientes, as organizações começaram a buscar uma conexão mais forte e significativa com os colaboradores, levando em conta suas singularidades e necessidades individuais. Afinal, qualquer indivíduo que se sente ouvido e reconhecido tem uma disposição maior de comprometimento, participação e engajamento com um produto ou empresa.

Em razão da sobrecarga de informações a que estamos submetidos diariamente, é comum que a maioria delas seja facilmente esquecida ou ocorra uma baixa retenção das mensagens. Em contrapartida, quando há uma personalização do que precisa ser transmitido pela companhia, os trabalhadores recebem apenas o que é relevante para a realidade deles, despertando um interesse maior. Ao terem contato com conteúdos que tragam exemplos práticos para o trabalho de cada um, é bem provável que eles assimilem com mais clareza o que é importante e comecem aplicar no dia a dia.

A personalização permite ainda que as mensagens sejam ajustadas de acordo com as necessidades e desafios específicos enfrentados pela empresa e seus empregados, possibilitando mais agilidade na adaptação às mudanças no ambiente de trabalho.  Dessa forma, cria-se uma experiência de comunicação mais dinâmica, relevante e significativa.

Por fim, personalizar a comunicação interna é uma boa maneira de alinhar o que é comunicado com os objetivos individuais e de equipe. Quando há uma compreensão mais clara de como as diferentes atividades contribuem para os objetivos gerais da empresa, o senso de pertencimento se fortalece e a motivação alcança níveis mais altos, reduzindo, até mesmo, a rotatividade de pessoas.

Personalização da comunicação na prática

Mas como aplicar toda essa teoria no ambiente de trabalho? Você pode começar o processo avaliando as necessidades e preferências dos colaboradores da sua empresa. Para isso, é importante realizar pesquisas, entrevistas ou até mesmo grupos focais. Isso ajuda a compreender quais são os interesses dos indivíduos, principais preocupações e o que esperam receber nas comunicações. 

Em seguida, com base nas informações coletadas, separe os profissionais em segmentos com características e necessidades semelhantes. Você pode, por exemplo, dividi-los em grupos levando em conta as áreas de atuação, funções, região em que estão, níveis hierárquicos, entre outras possibilidades. Sua audiência precisa estar segmentada para facilitar a personalização.

O próximo passo é definir os canais de comunicação mais adequados para cada tipo de mensagem e perfil de colaborador. Alguns preferem que as informações sejam enviadas por e-mail, outros optam pelas mensagens instantâneas, uma parcela se sente mais à vontade interagindo nas redes sociais corporativas. Em algumas organizações, há também o público de fábrica, que normalmente acompanha as novidades pela TV corporativa ou através de materiais offline.

Depois dessa triagem, sempre que for fazer uma divulgação, você vai criar conteúdos personalizados e adaptados às necessidades de cada grupo ou de um profissional específico, quando for o caso. Além disso, é fundamental fazer um acompanhamento e análise para avaliar a eficácia da estratégia e o que precisa ser melhorado. Use métricas de desempenho, avalie o engajamento e estimule o feedback das pessoas.

Personalização x Segmentação

Em um sentido mais amplo, podemos afirmar que a segmentação também é uma forma de personalizar as mensagens, pois ambas buscam adaptar as informações às necessidades e características específicas dos destinatários. Entretanto, a personalização tem um sentido mais abrangente.

Enquanto a segmentação procura dividir o público interno em grupos com características semelhantes, como departamento, nível hierárquico, localização geográfica, entre outros, a personalização expande esses horizontes, adaptando as mensagens para atender às necessidades específicas de cada profissional.

Isso pode contemplar o uso do nome do empregado em determinadas comunicações, o reconhecimento de suas conquistas individuais, fornecimento de conteúdo de treinamento relevante para suas habilidades específicas, entre outras possibilidades. O líder de uma determinada área, por exemplo, pode enviar um e-mail personalizado de reconhecimento para cada integrante da equipe, destacando suas contribuições específicas em projetos recentes.

O papel da IA na personalização

Conforme mencionado no início deste artigo, a tecnologia é uma das principais aliadas no avanço da comunicação personalizada. Isso porque a chegada de novas ferramentas permite que as organizações adaptem suas informações aos mais diferentes públicos de forma dinâmica e produtiva. Neste contexto, a inteligência artificial, com suas inúmeras possibilidades, veio para aprimorar e otimizar ainda mais esse trabalho.

A capacidade da IA de processar grandes volumes de dados e fornecer insights personalizados pode revolucionar o jeito que as empresas se comunicam internamente. Ao utilizar algoritmos avançados e análise preditiva, as organizações conseguem adaptar suas mensagens de forma mais precisa e eficaz. Veja alguns exemplos práticos:

Análise de dados:  a inteligência artificial pode analisar grandes volumes de informações, como dados demográficos, históricos de interação e preferências, para identificar os padrões e tendências dos profissionais e gerar conteúdos personalizados.

Chatbots: alimentados por IA, eles podem fornecer suporte personalizado aos colaboradores, respondendo a perguntas comuns, fornecendo informações relevantes e oferecendo recomendações com base nas interações anteriores.

Automação de e-mails e notificações: os algoritmos de IA permitem automatizar o envio de e-mails e notificações personalizadas, garantindo que os colaboradores recebam informações relevantes no momento certo e no canal preferido.

Análise de sentimento: ferramentas de IA podem ser usadas para analisar o sentimento e o feedback dos empregados em relação às mensagens internas, identificando necessidades de ajustes na estratégia de personalização.

Sistemas de recomendação: é possível utilizar a IA para desenvolver sistemas de recomendação que oferecem conteúdo específico para cada funcionário baseado em seus interesses, histórico de navegação ou comportamento de engajamento.

Como vimos, implementar estratégias de personalização na comunicação interna pode fortalecer a relação entre a empresa e seus colaboradores, propiciando mais satisfação, confiança no negócio e engajamento. Ao reconhecer e valorizar as necessidades individuais de seus empregados, as organizações demonstram um comprometimento genuíno com o bem-estar e o desenvolvimento de todas as equipes, o que contribui significativamente para o sucesso corporativo e a reputação da instituição.

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